Kasy fiskalne i przechowywanie danych… Zagadnienie to kojarzy się najczęściej z obowiązkiem archiwizowania kopii paragonów (w formie papierowej lub elektronicznej). Ale nie są to jedyne dokumenty związane z urządzeniem rejestrującym, które podatnik musi przechowywać. Obowiązkiem przedsiębiorcy, który na co dzień korzysta z kasy fiskalnej, jest także posiadanie poprawnie wypełnionej książki serwisowej danego modelu.
Jakie dane znajdują się w książce serwisowej?
Nie bez powodu książka serwisowa bywa czasami nazywana paszportem lub dowodem osobistym danej kasy fiskalnej. We wspomnianej dokumentacji znajdują się bowiem najważniejsze informacje na temat konkretnego urządzenia rejestrującego. Nie tylko pełna nazwa, numer fabryczny czy unikatowy, ale także dane dotyczące producenta technologii sprzedaży. Co więcej, to właśnie do książki, już po zainstalowaniu kasy, wpisywane są informacje na temat firmy serwisującej oraz przedsiębiorcy. Zgodnie z obowiązującymi w Polsce przepisami fiskalnymi, należy tam także umieścić numer ewidencyjny (przydzielany przez naczelnika właściwego Urzędu Skarbowego).
Dlaczego trzeba przechowywać tę dokumentację?
Polskie regulacje prawne jednoznacznie definiują czas, przez który koniecznie trzeba przechowywać książkę serwisową. Przepisy mówią, że dokumentację należy posiadać przez cały okres stosowania danego urządzenia fiskalnego. Pytanie jednak, dlaczego jest to aż tak istotne? Okazuje się, że to właśnie do omawianej tutaj książki wpisywane są adnotacje na temat wszystkich interwencji serwisowych. W największej mierze dotyczy to oczywiście wpisów dokonywanych po przeprowadzeniu przeglądu technicznego kasy fiskalnej. Niemniej, również wszelkie inne interwencje, niezwiązane z obowiązkowym sprawdzaniem urządzenia, będą uwzględniane w książce serwisowej.
Co grozi za brak książki?
Praktyka pokazuje, że jest kilka kwestii, na które urzędnicy skarbowi, podczas przeprowadzania kontroli w danej firmie, zwracają szczególną uwagę. Jednym z takich zagadnień z pewnością jest pytanie o prawidłowo wypełnioną książkę serwisową urządzenia. Natomiast zarówno brak tej dokumentacji, jak i stwierdzenie błędów we wpisach, może się wiązać z naprawdę dotkliwymi konsekwencjami dla przedsiębiorcy, np. koniecznością zwrotu ulgi za pierwszą kasę rejestrującą. Ponadto, jeżeli podatnik nie będzie posiadał książki serwisowej, serwisant urządzeń fiskalnych ma prawo odmówić wykonania obowiązkowego przeglądu technicznego.
na szczęście nigdy jeszcze nie musiałem wyrabiać duplikatu 😀 mam i pilnuję! 😀