Rezerwowa kasa fiskalna – zbędny wydatek, a może dobra inwestycja? 15 lutego, 2021 13 kwietnia, 2021 admin
Kompaktowa kasa fiskalna Novitus Mała Online

Zazwyczaj przedsiębiorcom bardzo zależy na solidnym zabezpieczeniu swojego biznesu. Na przykład pod względem prawnym – dlatego, gdy nastaje taka konieczność, wdrażają urządzenie zapewniające zgodne z przepisami ewidencjonowanie obrotu. Ale nie tylko. Istotne są również kwestie techniczne. Jak bowiem uchronić działalność od strat finansowych w przypadku nagłej, poważniejszej awarii stosowanej na co dzień technologii? Rozwiązaniem problemu może okazać się rezerwowa kasa fiskalna.

Rezerwowa kasa fiskalna – czy trzeba, czy warto?

Przepisy, które obligują przedsiębiorców do ewidencjonowania obrotu przy użyciu kasy rejestrującej, nie wymagają od nich posiadania i stosowania dodatkowego, rezerwowego urządzenia fiskalnego. W zasadzie to sam podatnik decyduje o tym, czy nabędzie taki model i nada mu rolę „rozwiązania zastępczego” oraz kiedy z niego skorzysta. Nie zmienia to jednak faktu, że każda tego typu technologia – podstawowa lub rezerwowa – podlega tym samym, obowiązującym zasadom. Mowa o regulacjach dotyczących m.in. przechowywania kopii paragonów i książki serwisowej, wystawiania raportów dobowych i miesięcznych, przeprowadzania cyklicznych przeglądów serwisowych itd. Zatem w przypadku posiadania i użytkowania dodatkowego urządzenia rejestrującego – podatnik musi podwójnie zadbać o wspomniane wyżej kwestie.

No dobrze, ale skoro w świetle prawa nie stanowi to obowiązku – po co przedsiębiorca miałby zaopatrywać się w rezerwową kasę fiskalną? Z prostej przyczyny. Jeśli obsługiwane urządzenie nie jest zdolne do prawidłowego funkcjonowania i ewidencjonowania obrotu, następuje konieczność przerwania sprzedaży towarów lub usług oraz obsługi klientów indywidualnych. To zaś w prostej linii oznacza często straty finansowe, chwilowe lub trwałe (np. jeśli konkretni nabywcy zrezygnują z oferty danej firmy). Przywrócenie kasy fiskalnej do stanu umożliwiającego pracę zgodnie z prawem – nawet przy szybkiej interwencji ze strony serwisu – potrafi zająć cenny czas i odbić się na dochodach działalności. A samej kasie, jak wszystkim innym technologiom, mogą się przytrafić niespodziewane usterki lub nagłe, poważniejsze awarie (niekiedy wywołane przez jej użytkownika). Dlatego przedsiębiorcy często wolą zaopatrzyć się w dodatkowy, choćby prostszy i tańszy model, który w szczególnych przypadkach pozwoli na dalszą sprzedaż w trybie ciągłym, bez strat finansowych, do momentu naprawy urządzenia podstawowego. Podsumowując – nie, nie trzeba stosować rezerwowej kasy fiskalnej. Jednak zdarzają się okoliczności, które pokazują, że warto dysponować takim rozwiązaniem.

Jeśli rezerwowa kasa fiskalna – to jaka?

Tak jak już wspomnieliśmy, w przypadku zastępczego urządzenia fiskalnego obowiązują te same zasady, co przy podstawowej, głównej, stosowanej na co dzień technologii. Co wynika z tego faktu? Z jednej strony podatnik sam decyduje o tym, jaki model będzie pełnił rolę rezerwowego. Z drugiej zaś, pod pewnymi względami musi on wziąć pod uwagę pewne ograniczenia. Choćby zaistniałe w skutek pojawienia się systemu online i wejścia w życie związanych z tym systemem przepisów. Jeśli zatem przedsiębiorca został zobligowany (treścią nowelizacji ustawy o VAT) do korzystania z urządzenia rejestrującego online, to każda użytkowana przez niego kasa, czy to główna, czy rezerwowa, musi spełniać wymogi współpracy z CRK. Inaczej, mimo posiadania modelu umożliwiającego ewidencjonowanie obrotu (mowa o wciąż dostępnych modelach z elektroniczną kopią paragonów), podatnik nie może kontynuować sprzedaży towarów lub usług z jego udziałem, gdyż będzie to oznaczało złamanie przepisów. To samo dotyczy aktualnych regulacji prawnych, odnoszących się do kwestii ustawowej ulgi. Funkcjonująca od dawna refundacja (maksymalnie 90% ceny urządzenia, jednak nie więcej niż 700 zł) obecnie przysługuje wyłącznie w sytuacji nabywania pierwszych modeli online. Jeśli więc przedsiębiorcy zależy na opcji skorzystania z ulgi także w przypadku rezerwowej kasy rejestrującej, musi ona być przystosowana do działania w ramach nowego systemu fiskalizacji.