Biorąc pod uwagę, że niejedno urządzenie rejestrujące oferowało wcześniej różne opcje internetowe, pojawienie się systemu online z początku może wydawać się niczym nadzwyczajnym. W rzeczywistości jednak to bardzo poważna zmiana, diametralnie zmieniająca zasady funkcjonowania tego typu technologii sprzedaży. Jakie są tego konsekwencje? Istotne zmiany nie tylko w kwestiach technicznych, ale i prawnych, związanych z urządzeniami rejestrującymi. Choćby takimi, jak procedura instalacyjna kas i drukarek fiskalnych online.
Urządzenia fiskalne – bez instalacji ani kroku dalej!
Choć sprawa ta jest oczywista dla osób korzystających już z kas i drukarek rejestrujących, nie musi taka być w przypadku podatników, których dopiero czeka zakup tego typu technologii sprzedaży. W końcu da się pomyśleć, że po nabyciu stosownego modelu nie pozostaje nic innego, jak uruchomić go i zacząć wykorzystywać do pracy. No właśnie… rzecz w tym, że tak to nie działa. Można co prawda włączyć urządzenie fiskalne, nawet wypróbować pewne jego funkcje, ale tylko w trybie szkoleniowym. Skądinąd, dość praktycznym i potrzebnym, bowiem pozwalającym przedsiębiorcy na swobodną naukę obsługi danej kasy lub drukarki rejestrującej, bez żadnych konsekwencji. Jednak żeby wspomniana technologia pozwalała na zgodne z prawem ewidencjonowanie obrotu i wystawianie paragonów dla nabywców – musi najpierw poprawnie przejść ustaloną z góry procedurę instalacyjną.
Dawniejsze zasady instalacji urządzenia fiskalnego
Wcześniej wdrożenie kasy lub drukarki fiskalnej (z papierową bądź elektroniczną kopią paragonów) w danym przedsiębiorstwie miało ścisły związek z jej rejestracją. Procedurę w zasadzie rozpoczynał kontakt podatnika z właściwym Urzędem Skarbowym – za pośrednictwem wymaganego tzw. zgłoszenia instalacyjnego, będącego pisemny dokumentem, zawierającym odpowiednie dane. Kolejnym, a zarazem najważniejszym krokiem, stawała się interwencja uprawnionego serwisanta w celu zafiskalizowania nabytego urządzenia rejestrującego. Tylko on mógł wykonać wspomnianą czynność, która dodatkowo miała charakter jednorazowy, nieodwracalny. Można powiedzieć, że fiskalizacja jest trwałym przypisaniem danej technologii sprzedaży do konkretnego przedsiębiorcy, a także przestawieniem sposobu działania urządzenia z trybu szkoleniowego na tryb fiskalny. Dopiero po ukończeniu wspomnianego procesu kasa bądź drukarka rejestrująca zaczynała zapisywać w swojej pamięci wykonane na niej działania. I wtedy też stawała się gotowa do zgodnego z przepisami ewidencjonowania obrotu oraz wystawiania paragonów dla klientów. Nie był to jednak koniec wspomnianej na początku rejestracji urządzenia fiskalnego. Podatnik miał jeszcze obowiązek złożyć w Urzędzie Skarbowym, w formie pisemnej, tzw. zgłoszenie poinstalacyjne, informujące o przeprowadzeniu instalacji technologii sprzedaży. W odpowiedzi otrzymywał numer ewidencyjny, przypisany tej kasie bądź drukarce rejestrującej, który należało trwale umieścić na obudowie urządzenia.
Zasady instalacji dla kas i drukarek online
Procedura instalacyjna urządzeń fiskalnych online jest tak samo ważna, jak w opisanych wcześniej technologii sprzedaży. Czyli po prostu niezbędna do tego, aby rozpocząć zgodne z przepisami rejestrowanie obrotu. Co więcej, kluczowa dla niej pozostała fiskalizacja, mająca dalej charakter jednorazowy i możliwa do wykonania jedynie przez serwisanta posiadającego odpowiednie uprawnienia. Zatem jakie konkretnie zmiany zaszły w tym zakresie?
Z pewnością ucieszą one niejednego przedsiębiorcę. Chodzi bowiem o to, że system online zautomatyzował różne, dotychczasowe działania. Podczas fiskalizacji urządzenie rejestrujące online nawiązuje pierwsze połączenie internetowe z Centralnym Repozytorium Kas. Sytuacja ta wiąże się m.in. z wpisaniem danej kasy bądź drukarki online do specjalnego rejestru czy uzyskaniem indywidualnego harmonogramu transmisji danych. W efekcie podatnik nie musi już składać do Urzędu Skarbowego takich pisemnych dokumentów, jak zgłoszenie przedinstalacyjne czy poinstalacyjne. Co więcej, nie ma też konieczności czekania na numer ewidencyjny, gdyż urządzenie otrzymuje je od razu, po skomunikowaniu się z CRK. Tak więc niezbędne formalności tego typu uległy pewnemu uszczupleniu i uproszczeniu.
Natomiast w ich miejscu pojawiły się nowe wymagania, którym muszą sprostać przedsiębiorcy instalujący opisywane urządzenia online. Jak sama nazwa wskazuje, pracują one na bazie internetowej komunikacji z CRK. Dlatego już w momencie wdrażania takiej technologii sprzedaży podatnik musi zapewnić dostęp do sieci. Bez niego nie będzie możliwe poprawne zafiskalizowanie kasy lub drukarki fiskalnej, a co za tym idzie – dalsze, zgodne z przepisami rejestrowanie obrotu i wystawianie paragonów dla klientów. Tak, internet to sprawa kluczowa, standardowa i obligatoryjna w przypadku technologii sprzedaży nowej generacji. Z drugiej strony, wiele modeli oferuje kilka rozwiązań w tym zakresie – pozwala na przewodową bądź bezprzewodową transmisję danych.
Czyli wreszcie coś z myślą o podatniku – o wiele mniej procedur i zamieszania.